Cómo preparar la participación

CAPÍTULO 3: CÓMO PREPARAR LA PARTICIPACIÓN
- Por E. Manresa 

3.1    Las principales etapas a desarrollar
 
*       fijar los objetivos de la participación.
*       informar al conjunto del personal - motivarlo.
*       poner a punto la organización práctica:
•  lista detallada de departamentos, áreas o servicios de apoyo necesarios;
•  lista de responsabilidades: "quién hace qué";
• inventario de necesidades de material gráfico, de información y de sistemas audiovisuales, documentación, etc., y de los proveedores internos y externos;
*       elegir los productos, equipos o servicios a exponer;
*       preparar un presupuesto detalladoteniendo en cuenta todos los gastos,tanto los directos (de la feria) como los indirectos (promoción, invitaciones, viajes, etc.);
*       rellenar la hoja o contrato de inscripción del organizador(reserva de espacio);
*       analizar las diferentes accionesa proponer para que todo en el stand estélisto el día de la inauguración;
*       solicitar los servicios y materiales necesarios(mobiliario, servicios eléctricos, etc.)de la feria que se ofrecen en su“carpeta de servicios”. Cumplir las fechas de solicitud que indican;
*       preparar los planesde promoción, comunicación, etc. y el calendario de realización;
*       contactar con los responsableso departamentos en las organizaciones feriales encargados de lapromoción, de la prensa, de publicidad, de visitantes, de jornadas, etc. paraestudiar como aprovechar sus actuaciones y sincronizar los calendarios;
*       efectuar el seguimientoglobal del plan organizativo y de cada una de laacciones previstas, la logística, los aspectos financieros y los promocionales;
 
3.2    Escoger, diseñar y construir el stand
Según un estudio sobre tendencias en las ferias, el visitante medio dedica actualmente un total de 9,6 horas a recorrer la feria.
 
¿A cuántos expositores puede el visitante dedicar “tiempo de calidad”?
 
¿Por qué es importante el diseño del stand?
 
Póngase en el lugar del visitante. Tendrá que caminar por toda la feria, mirando de lado a lado, dedicando unos escasos segundos de atención a cada expositor. Y, en esos pocos segundos, decidirá si dará a un expositor en concreto parte de su precioso tiempo.
 
¿Será usted ese expositor?
 
El principal propósito del stand es hacer que el visitante se DETENGA
 
El stand debe ATRAER la vista y la atención del visitante
Esto puede parecer una tarea fácil, pero el hecho es que muchos expositores se olvidan de ello. Colóquese al final de un pasillo de la feria. Mire hacia el pasillo y compruebe cuántos expositores llaman verdaderamente su atención. No demasiados. De hecho, la mayoría de los expositores tienden a mezclarse entre la multitud de stands.
Nuestro cliente potencial tiene que ENTENDER el mensaje inmediatamente.
 
Recuerde - Usted sabe lo que hace. Usted sabe lo que fabrica o produce. Usted sabe lo que vende. Usted piensa que todo esto es obvio. El problema es que todos estamos tan metidos dentro de nuestras empresas, organizaciones, servicios y productos que creemos que todo el mundo entiende nuestros mensajes.
 
Nunca debemos asumir que los demás ENTIENDEN nuestros mensajes, porque, en la mayoría de los casos, no es así.
 
Cuando un visitante observa nuestro stand debe entender INMEDIATAMENTE quién somos y qué es lo que hacemos - en tan solo unos segundos.
 
Es por ese motivo que el diseño del stand es tan importante ya que va mucho más allá de construir un stand bonito.
 
Recuerde, el stand debe ATRAER en primer lugar la atención del visitante.
También debe indicarle QUIÉNES SOMOS y QUÉ es lo que hacemos.
 
¿Atrajo visualmente su stand a las personas con el perfil que le interesa?
¿Dio su stand la imagen que usted desea que el mercado tenga de su empresa o institución?
¿Por qué es importante el diseño del stand?
 
Una feria puede ser una de las herramientas de marketing más poderosas que utilice su empresa o institución. Se puede exponer en ferias en las que cientos, tal vez miles, de sus clientes o contactos potenciales le están buscando.
Pero primero tienen que encontrarle.
 
Breves consejos para un buen diseño del stand
Un stand es una herramienta de ventas. Proporciona a los vendedores un lugar donde realizar negocios en las ferias y exposiciones. Es donde los vendedores atienden a sus clientes actuales y, con algo de suerte, atraerán a nuevos clientes potenciales con los que podrán negociar.
 
Un stand es una herramienta. Actúa. Tiene funciones. Vende. Comunica. Atrae.
 
Si tiene en cuenta en primer lugar al visitante y a usted en último lugar, el diseño de su stand funcionará como la herramienta que usted necesita
 
Promover ventajas, ser breve en los mensajes
Los objetos expuestos deben ser presentados como soluciones a necesidades y problemas específicos. No sepulte las ventajas en una larga lista de características.
 
Si sus productos son los más rápidos, silenciosos, duraderos o económicos del mercado, dígalo.
 
¡Si es nuevo, dígalo!
 
La palabra “nuevo” es uno de los conceptos más poderosos en la publicidad. Una de las principales razones por las que los visitantes asisten a las ferias es para “ver qué hay de nuevo”. Si está exponiendo un producto o servicio novedoso, identifíquelo consecuentemente en el stand para que todo el mundo lo vea.
 
3.3    Preparar el presupuesto
 
3.3.1 El presupuesto de una feria en 30 segundos
Obviamente, preparar un presupuesto para participar en una feria no es algo que se pueda o se deba realizar en 30 segundos si dicha participación se ha decidido como resultado de todo un proceso de estudio, investigación y consulta como el que hemos estado describiendo hasta ahora.
 
Sin embargo, pueden presentarse situaciones excepcionales en las que sea imprescindible tener una idea aunque sea solo orientativa de que niveles de inversión estamos hablando.
 
El costo del espacio como multiplicador
El costo de alquiler de espacio representa de promedio un 15% aproximadamente del costo total de participación en una feria para una empresa de tamaño medio.
 
Por lo tanto, si ud sabe a cuanto ascenderá el costo del espacio que su empresa contratará, supongamos, 50 m2 por $ 600 pesos uruguayos el m2, o sea $ 30.000 pesos, simplemente realice una regla de tres, multiplique 30.000 por 100 y divida el resultado por 15, y obtendrá una estimación de la inversión total a realizar, es decir $ 200.000 pesos.
 
Esta fórmula presupone que Ud. incluye el costo de construcción del stand en el presupuesto total de la feria (en el 85% mencionado).
 
¿No sabe el costo de alquiler del espacio de la feria sobre la que le están preguntando?, pues bien, como orientación suponga que el costo promedio por m2 en Buenos Aires es de $ 512 pesos. Utilice esta cifra (añádale un 10 – 15 % como margen de seguridad) si tiene que realizar un cálculo rápido y aproximado.
 
Antecedentes
Si ud. investiga cuanto invirtió el pasado año en una determinada feria, simplemente agregando el incremento de precios al consumo o el porcentaje de inflación (añada un 5 – 10 % como margen de seguridad) podrá tener una idea aproximada de la inversión que deberá realizar.
Como es lógico siempre y cuando todos los aspectos de su próxima participación sean iguales.
 
Sin embargo, cuidado al utilizar esta fórmula ya que podría llevarse alguna sorpresa desagradable.
 
Es conveniente analizar todos los detalles económicos de la feria anterior para detectar en que partidas se excedió del presupuesto o calculó en exceso. Si no lo hace podría volver a cometer los mismos errores.
 
Costo por m2
Investigar los costos de anteriores ferias también le servirá para comprobar cuanto, de promedio, su empresa invierte por m2 de espacio alquilado.
 
Añada todos los costos relacionados con cada feria (incluida si procede la amortización del stand si es de propiedad) y, entonces divida ese costo resultante por el total de m2 alquilados en las ferias consideradas y obtendrá el costo promedio por m2.
Por ejemplo, supongamos que ud. invirtió un total de $ 200.000 pesos en una determinada feria y que su stand en dicha feria medía 5 por 10 m., entonces divida los $ 200.000 pesos por los 50 m2 ocupados y verá que su costo por m2 de exposición es de $ 4.000 pesos.
 
Calcule los costos por m2 en cada una de las ferias en las que ha participado, súmelos y divida el resultado por el total de ferias y obtendrá el costo promedio por m2, así cuando tenga que preparar un primer presupuesto provisional para una nueva feria tendrá una base de partida.
 
Costo por contacto
También se puede determinar el presupuesto de una feria en base al dinero que se está dispuesto a invertir para conseguir cada visitante a su stand.
 
Para averiguarlo, puede utilizar los promedios existentes en el sector y desarrollar su propia fórmula de “costo por contacto”.
 
Esto es lo que debe hacer:
Calcule el costo promedio por visitante en base al costo directo del presupuesto de la feria, sin incluir los gastos de viaje ni de comidas o manutención de las personas que atendieron el stand y divida la cifra
por el número total de visitantes que fueron atendidos por el personal del stand.
Seguidamente calcule su audiencia potencial de visitantes y multiplíquelo por el costo promedio por visitante obtenido en el cálculo anterior para así obtener un presupuesto general aproximado.
 
Por ejemplo, supongamos que su audiencia potencial es de 200 visitantes, multiplicando 200 por el costo promedio por visitante obtendrá el presupuesto global estimado necesario para la feria.
 
Calculando su costo por contacto en varias ferias en las que participe, podrá establecer su propio promedio de costo en vez de utilizar las aproximaciones que ofrecen algunos estudios y así la próxima vez que deba preparar un presupuesto provisional para una feria y teniendo en cuenta su audiencia potencial en la misma, tendrá una referencia bastante aceptable para realizar un cálculo inicial.
Naturalmente, las fórmulas propuestas sólo le darán una idea global e inicial de la probable inversión a realizar siempre y cuando se mantengan sin cambios todos los aspectos fundamentales de su participación (espacio, decoración, promoción, etc.).
 
Posteriormente, la preparación de un presupuesto detallado será imprescindible para saber y controlar la inversión a realizar en cada una de las partidas del presupuesto (ver ejemplo de plantilla para preparar el presupuesto en Documentación Anexa al final de este Manual).
 
3.4    Prever las acciones a emprender
Las grandes categorías de acciones a prever son, principalmente:
 
► de orden logístico y de organización
► de orden comercial y de comunicación
 
* Acciones de orden logístico.
 
Todos los organizadores de ferias envían a sus expositores, mucho antes de su inicio, una guía técnica o guía del expositor. Hay que leerla con mucha atención, ya que contiene las respuestas a un gran número de preocupaciones en el ámbito de la logística.
Hay que tener en cuenta también tanto los aspectos logísticos cuya ejecución se efectúa dentro de la empresa como los que se desarrollan fuera de ella:
 
• Dentro de la empresa: 
 
El número, la importancia y el volumen de los productos, equipos y servicios a presentar serán criterios a menudo determinantes para la selección de un tipo de stand y, por lo tanto, la selección de los mismos tiene una importancia logística determinante.
 
La estructura y el acondicionamiento del stand deben ser acordes con los productos a exponer
 
El empaquetado y embalaje de las mercancías y de los materiales a utilizar, la coordinación con el almacén o con la fábrica, el montaje de maquinaria, la instalación de equipos informáticos, etc., son aspectos logísticos de gran importancia y que deben planificarse con tiempo.
 
• Fuera de la empresa:
 
El transporte de mercancías y maquinaria, así como su manipulación antes y después de la feria, el almacenamiento de embalajes, el alquiler e instalación de equipos diversos, etc., son temas que deben tenerse previstos y estar coordinados con los proveedores.
 
No olvide enviar al organizador ferial, a tiempo y bien cumplimentados, los documentos del dossier técnico pidiendo los servicios deseados
 
Para finalizar este apartado:
 
* Acciones de orden comercial y de comunicación.
 
Es muy difícil distinguir las acciones de orden comercial de las de comunicación, ya que están muy vinculadas e integradas en el momento de la preparación de la participación en una feria.
El éxito de una feria depende del grado de satisfacción de los visitantes
 
Las técnicas de promoción pueden contribuir a ello notablemente y se deben considerar todas las posibilidades, tanto de la propia empresa como las que pueden ofrecer los organizadores feriales.
 
3.4.1          Definición de una política de marketing
Se trata, de hecho, de responder a las preguntas siguientes: 
 
• ¿Por qué participamos en la feria?
• ¿Qué queremos decir o mostrar?
• ¿A quién?
• ¿Qué objetivos comerciales y de notoriedad buscamos?
 
El éxito de una feria y de la participación de cada empresa en la misma no depende únicamente de los organizadores, sino también de la calidad y la importancia de las acciones desarrolladas directamente por los expositores.
 
► Acciones de marketing directo
 
Corresponde a cada empresa informar a sus clientes actuales y clientes potenciales sobre su participación en la feria, sobre la ubicación de su stand y, además, desarrollar su propia promoción independientemente de la que puedan hacer la organizadores de la feria.
 
Esto se traduce en:
 
• determinación de los objetivos generales y de los específicos;
• búsqueda de bases de datos (en la empresa o fuera de ella);
• preparación de listas de clientes actuales y de potenciales compradores para el envío de invitaciones a visitar la feria;
• pedir o comprar invitaciones al organizador;
• imprimir en las invitaciones, si ello fuera posible, el logotipo y el número de nuestro stand.
• preparación del plan de campaña publicitaria (en el país y también en el extranjero si ello es necesario o posible);
• selección de los medios y soportes de comunicación (revistas profesionales, paneles, carteles, radios, televisión, catálogo de la feria, etc.);
 
“Consulte al organizador ferial que medios tiene disponibles y como puede utilizarlos, pero hágalo con un año de antelación para no llegar tarde”
 
 
3.4.2          Organización de las acciones de comunicación
Las acciones a realizar por el responsable de la comunicación o prensa de la empresa (y si no existe este cargo alguien debe responsabilizarse de este trabajo), en estrecha relación con la Dirección General y la Dirección de Marketing, están destinadas a sensibilizar a los medios de comunicación, a los profesionales más importantes para la empresa, a los clientes actuales, pasados y futuros, a los organismos e instituciones de interés, etc., acerca de las actividades de la empresa, su estrategia y sus nuevos productos y, en definitiva, de todo aquello que se considere de valor e interés comunicar.
 
Acciones de promoción de la feria realizadas por el organizador
Los organizadores hacen un esfuerzo importante para promover la notoriedad de la feria, dar a conocer los productos expuestos, orientar a los visitantes nacionales y extranjeros y hacer que la feria sea lo más eficaz posible para los expositores.
 
El interés de la feria va exactamente en la misma dirección que el delexpositor,consulte a los organizadores que acciones van a desarrollar y como puede participar en ellas.    ¡Aproveche las oportunidades!
 
► Campañas de publicidad
 
La mayoría de ferias desarrollan campañas de publicidad en la prensa especializada tanto nacional como extranjera.
 
Aprovechar estas campañas haciendo coincidir las propias o a veces compartiendo anuncios publicitarios con el organizador, puede resultar altamente eficaz.
 
 
Consulte al organizador (con 8 meses de antelación) cual es el plan de publicidad que tiene previsto
 
Mencionar o describir todas las acciones de promoción que realizan las ferias resultaría demasiado extenso y, además, cada feria desarrolla programas distintos en función de sus características sectoriales, de su carácter regional, nacional o internacional, etc.
 
Por lo tanto recomendamos que consulte con el organizador de su feria (un año antes por lo menos) cual es el plan de promoción que tienen previsto
 
“No desprecie ningún medio, soporte o instrumento por pequeño que sea, todos cumplen una función útil. Consulte al organizador”
 
3.5    Atraer al visitante
 
Como hemos mencionado en capítulos anteriores, el organizador de una feria invierte importantes recursos económicos, humanos y materiales para atraer a los visitantes al evento.
 
Sin embargo, SOLO el expositor PUEDE y DEBE desarrollar estrategias concretas, imaginativas y dinámicas para atraer a los visitantes a su stand.
 
De poco sirve une feria llena de visitantes si estos no le visitan a Ud.
 
Planifique cuidadosamente las acciones que debería realizar antes y durante la feria para atraer a su stand a los visitantes que a Ud. le interesan.
 
Además de las fórmulas tradicionales para dar a conocer su participación y su ubicación en la feria (publicidad, catálogos, etc.) existen otras que también pueden atraer el interés del visitante hacia su stand.
 
3.5.1 Algunas formas de captar la atención de los visitantes
 
En el contexto de las ferias, existen formas muy sencillas de captar la atención de los visitantes objetivo y atraerlos a su stand. Y lo mejor de todo es que algunas de estas oportunidades son gratuitas o bastante económicas y están incluidas en esos Manuales o Guías del Expositor que nunca ha tenido tiempo de leer.
 
*  Los pases e invitaciones
Deberían enviarlos a todos sus clientes actuales y posibles clientes al menos una vez algunas semanas antes de la feria. Algunas empresas realizan dos o tres envíos. Además, su personal de ventas debería entregarlos dos o tres semanas antes de la feria en todas las visitas que realicen a clientes actuales o nuevos. De hecho, algunas empresas ofrecen incluso la posibilidad de obtener pases de libre acceso a través de sus páginas web.
 
Si alguien le diera un pase de libre acceso para un evento al que desea asistir y que le ahorrara dinero en algunos casos o por lo menos tiempo y las largas colas de registro... ¿no le estaría agradecido? Puede que incluso decidiera pasar por su stand, especialmente si el pase VIP vinieran acompañado de una oferta para ganar o conseguir algo interesante en el stand. Cuantos más incentivos les dé para visitar su stand, tanto más probable será que lo visiten. ¡Sea creativo!
 
¡Es gratis, es eficaz y funciona! ¿Por qué no iba a aprovecharse de ello?
 
*   Publicidad pre-feria/promoción 
Puesto que la inmensa mayoría de asistentes a una feria la visitan para ver nuevos productos, ¿no sería razonable promocionar sus nuevos productos con la mayor frecuencia posible?
 
Existen diversas formas en las que puede promocionar sus productos antes de la feria, y algunos de ellos con poco o casi sin coste alguno.
 
Además, algunas ferias publican y distribuyen Guías de Nuevos Productos y Guías del Visitante antes de la feria y numerosas revistas del sector también publican informaciones previas a las ferias. Ciertas ferias publican asimismo antes del evento boletines de noticias para los asistentes y en ellos incluyen interesantes informaciones sobre productos nuevos.
  
*  Deposite sus dossiers de prensa en la sala de prensa de la feria 
Es posible que los redactores de los medios de comunicación no acudan a todas las conferencias de prensa, pero todos ellos acuden a la sala de prensa. Acuden a la sala de prensa para estudiar los dossiers de prensa que han sido depositados allí por los expositores que saben lo importante que son los medios de comunicación. Los redactores usan esta información cuando escriben sus informes sobre su visita a la feria.
 
Si no se aprovecha de esta excelente oportunidad de publicidad gratuita, la culpa será solo suya
 
Si no está seguro de qué elementos debe contener un dossier de prensa, llame al Departamento de Prensa de la feria y pregúnteselo y si no, investigue por su cuenta ya que vale la pena.
 
r   Lance oleadas de faxes y/o correos electrónicos
 
El método más eficaz de comunicarse con la mayoría de las personas es decirles las cosas una y otra vez con la mayor frecuencia posible. Y la vía más efectiva de comunicarse con muchas personas en nuestros días es a través del correo electrónico y los faxes.
 
r   Oportunidades de merchandising de la feria 
 
Estas oportunidades de merchandising cuestan dinero, pero su gama va desde inscribir el nombre de su empresa en los Pases e Invitaciones, cintas para colgar las identificaciones de la feria o de seminarios y congresos, hasta el patrocinio de diversos eventos a los que asisten los visitantes.
 
r   Avisos en publicaciones especializadas 
 
Si bien poner avisos en publicaciones técnicas o especializadas de su sector cuesta dinero, puede ser un método muy eficaz para alcanzar a su audiencia estratégica con mensajes altamente selectivos. Varias de las revistas y páginas web relacionadas con su sector preparan números especiales con ocasión de la feria que le permiten anunciarse en ediciones antes de la feria.
 
Es esencial recordar que debe tener un incentivo para atraer a los compradores a su stand, un stand atractivo para seducirlos y una estrategia de ventas para inducirles a cerrar el trato cuando estén allí.
 
*   Estimule electrónicamente el tráfico de visitantes a su stand

Utilice Internet para atraer visitantes pre-cualificados a su stand
 
Las ferias parecen caóticas, pero la fórmula subyacente es enormemente sencilla:       
 
Visitantes è Contactos cualificados è Ventas
 
Cuantos más visitantes pre-cualificados atraiga a su stand, mayor número de contactos eficaces tendrá la posibilidad de conseguir y tantas más ventas podrá realizar posteriormente.
 
Mediante un potente arsenal de herramientas de Internet puede generar, de forma sencilla y económica, un interés previo a la feria e incrementar el tráfico por su stand. Y lo que es aún mejor, puede dirigirse a los tipos de personas que tienen más probabilidades de adquirir sus productos, incrementando así el número de contactos auténticos. En otras palabras, Internet puede ser un instrumento magnífico para pre-cualificar asistentes.
 
3.5.2          ¿Quién es quién?
 
La principal consideración para cualquier esfuerzo para atraer visitantes consiste en identificar a quién quiere invitar a la fiesta y cómo va a contactar con ellos. En primer lugar necesita tener una idea clara de cuales son sus visitantes objetivo, utilice para ello algunos de los siguientes criterios de selección pero haga su propia lista:
 
* Cargos
Presidentes, Consejeros Delegados, Directores Generales, Gerentes, otros directivos y ejecutivos, directores y jefes de compras, técnicos, responsables de fabricación o producción, jefes de área, etc.
 
* Actividad
Importadores, distribuidores, mayoristas, detallistas, servicios de asistencia técnica, medios de comunicación especializados, etc.
 
* Especialización
Productos, equipos o servicios en los que están especializados
 
* Prestigio y notoriedad
Reconocimiento de la Marca o de la empresa, nivel de credibilidad en el sector, aparición en los medios de comunicación, publicidad y acciones de promoción que realiza, etc.
 
* Origen geográfico
Local, regional, nacional, internacional (de que países), etc.
 
* Dimensión
Pequeñas empresas, medianas, grandes, por volumen de facturación, etc. 
 
Una vez definido con precisión el tipo de visitante objetivo, a continuación debe diseñar la estrategia apropiada para acceder a las personas adecuadas antes, durante y después de la feria.
 
 
¿Ya cuenta con una lista de contactos de ferias anteriores, incluidas las direcciones de correo electrónico?
 
¿Ha capturado los nombres de visitantes recurrentes a su página Web?
 
Investigue en catálogos, anuarios, directorios, revistas y publicaciones, envíeles correos electrónicos con una ficha de datos de la empresa y pídales que completen los que faltan (en algunos casos puede funcionar) o incluso llame por teléfono:
“Buenos días, soy Juan Fernández de la empresa Global, S.A., tenemos que enviarle una información o invitación para visitar la feria XXX al Señor Pérez (o al cargo seleccionado) y se nos ha extraviado la dirección de email (o el nombre de la persona), ¿podría ud. facilitármela?
 
► Marketing opt-in
El marketing de libre suscripción u "opt-in", sistema mediante el cual ha obtenido por adelantado el permiso para enviar correos electrónicos y otras formas de comunicación, es ideal porque sus posibles clientes ya han accedido a recibir noticias suyas y es probable que lean su mensaje.
 
Existen diversos métodos para crear una lista basada en el interés y selectiva en cuanto al permiso de envío de emails.
 
Independientemente de cuál de los siguientes métodos utilice, anime a la gente a expresar sus intereses para que usted pueda dirigir sus envíos con mayor precisión.
 
• Lleve hojas de registro a todos los certámenes feriales, eventos y actividades corporativos.
• Mencione la opción de permitir el envío de información de interés para la empresa receptora en todas las comunicaciones enviadas.
• Disponga en su página web de un botón que permita el registro instantáneo de las personas que entran en su web.
• Ofrezca a sus contactos un "servicio de recordatorio" para eventos específicos (ferias, congresos, seminarios, presentaciones de nuevos productos, etc.).
 
• Facilite su localización. Todas sus comunicaciones deberían incluir una descripción breve y concisa de su producto o servicio, su dirección de correo electrónico (para comentarios) y un enlace que posibilite la suscripción instantánea a su servicio de mensajes, a su boletín electrónico o página web.
 
 
Convierta su página Web en una página de marketing de eventos
 
Incluso mientras usted está en el stand, su página Web puede apoyar sus esfuerzos de marketing. Suponga que su página web se convirtiera en el punto central de contacto para sus posibles clientes en la feria. Podría ocurrir si les da buenas razones para visitarla. Por ejemplo:
 
• Servicios al cliente. Mantenga en la página un lugar para mensajes o un área de chat donde los clientes puedan intercambiar información. También puede utilizar esta área para encuestarlos acerca de temas relacionados con su empresa, sus productos expuestos o la propia feria. ¿Le gustó su exposición? ¿Qué seminarios encontraron más interesantes?
 
• Incentivos exclusivos en la página web. Destaque en la página web una oferta en la que se informe a los asistentes que recibirán un premio o incentivo cuando asistan a una demostración de producto o a una presentación en su stand.
 
 
¿Cómo sabrán que su página ofrece todas estas cosas? Usted se lo comunicará con antelación vía correo electrónico.
 
Con tácticas como éstas puede aprovechar Internet para ayudar a su empresa a causar sensación en su próximo evento.
 
Las ferias son uno de los más eficaces medios de promoción, información y contacto, pero solo le serán rentables si utiliza todos los recursos que ponen a su disposición
 
 
3.6    El personal del stand
 
Teniendo en cuenta las diferentes tareas a realizar, el responsable de la feria y los responsables involucrados de los diferentes servicios de la empresa deberán definir "quién hace qué", así como el calendario.
 
Deberán seleccionarse dos categorías de personal:
 
* el personal que deba realizar tareas en el interior de la empresa y
* el personal que deba estar presente en el stand y en contacto con los visitantes.
 
Observación importante
 
Si se participa en una feria internacional en el propio país o en el extranjero, es necesario disponer en el stand de personal que hable idiomas o, si es necesario, habrá que utilizar los servicios de un intérprete profesional.
 
La imagen de la empresa, la buena comunicación con un cliente potencial y hasta una posible venta, pueden depender del conocimiento de idiomas.
 
Un potencial cliente rara vez vuelve a un stand en el que no había ningún responsable o, lo que es peor, en el que no había nadie
 
3.6.1          El personal para atender el stand
Un factor importante a la hora de lograr que su tiempo, esfuerzo e inversión hayan merecido la pena en una feria es la selección y formación adecuadas del personal de su stand. A continuación se ofrecen algunos consejos para ir bien preparado a la próxima feria.
 
*Elegir al personal del stand
Varias semanas antes de viajar a la feria deberá elegir al personal que se ocupará del stand en el evento. El número de personas que trabajen en el stand dependerá del espacio del que disponga, de si tiene citas concertadas con clientes actuales o potenciales durante la feria, del número de asistentes previstos en la misma y de otros factores, pero la siguiente regla básica suele resultar bastante adecuada:
 
2 miembros del personal para los primeros 3 m2 de espacio del stand + 1 miembro por cada 3 metros adicionales.
 
La ecuación sería la siguiente:
Espacio de 3x3 = 2 miembros del personal
Espacio de 3x6 = 3 miembros del personal
Espacio de 6x6 = 4 miembros del personal
Espacio de 6x9 = 5 miembros del personal
 
Y así sucesivamente. Un error habitual consiste en tener un exceso de personal en el stand, lo que intimida a los visitantes. Es más probable que la gente pare y explore su stand cuando tiene libertad para echar un vistazo sin que el personal se le abalance encima.
 
*Escoja al personal del stand adecuado a sus objetivos y que mejor se ajuste a las necesidades de los visitantes
 
¿La selección que ha hecho del personal para el stand está relacionada con los objetivos de la participación?
 
Es fundamental que el personal seleccionado esté capacitado y en condiciones para alcanzar los objetivos que se han marcado. Un cierto equilibrio entre personal de ventas, de marketing y técnico, así como de altos directivos sería adecuado.
 
* Evite los cinco pecados capitales del personal de stand
 
1.    Nunca inicie una conversación con “¿Puedo ayudarle?”; formule más bien una pregunta abierta que exija una respuesta informativa, como por ejemplo “¿Conoce la nueva versión de nuestro producto X?”, “¿Ya conoce nuestras soluciones para mejorar el rendimiento de.....?” o “¿Ha recibido información sobre las ventajas que ofrece nuestro....?”.
 
2.    No “monte guardia” en el borde de su stand con los brazos cruzados.

3.    No permanezca sentado ni de pie formando grupos con otros empleados - los visitantes podrían sentirse demasiado intimidados como para acercarse.
    
4.    No se abalance sobre el visitante – dé a la gente tiempo para fijar su atención en un producto concreto, y concédase a Ud. mismo tiempo para planear una pregunta inicial apropiada.
 
5.    No ignore a los visitantes – si está ocupado con una conversación, hágale una señal con la cabeza o alguna otra señal para indicarle que le atenderá en breve.
 
*Utilice una ficha para la recogida de datos de los visitantes
Coleccionar tarjetas de visita no constituye un método eficiente para guardar información sobre los visitantes. Si se desea obtener datos e información de especial valor e importancia sobre los visitantes de su stand y que serán imprescindibles para que su personal de ventas pueda hacer un seguimiento post feria, debe crear una ficha de contacto o de recogida de datos que incluya los campos de información necesarios y con una estructurada que permita un fácil manejo posterior (ver ejemplo en Documentación Anexa al final de este Módulo).
En la ficha incluya espacios en los que pueda anotar los productos de interés del visitante, las soluciones que busca para cubrir sus necesidades, los servicios requeridos, tipo de negocio, responsable de compras y otras informaciones valiosas para su proceso de seguimiento posterior a la feria, etc.